Современный архив организации: правовые и методические основы работы

Современный архив организации: особенности организации архива на предприятиях различных форм собственности. Виды архивов и их функции. Основные организационные документы архива. Положение об архиве, должностные инструкции сотрудников. Составление приказа о назначении ответственного за архив. Обязанности, задачи и права архивных работников. Правила передачи дел в архив организации. Осуществление контроля за правильным формированием, хранением, и сдачей дел в архив. Правила размещения документов в архивохранилище и условия их хранения. Методика поиска документов в архиве: составление пофондовых и постеллажных указателей. Оборудование архива, требования к помещениям. Оптимальные условия хранения документов. Исполнение запросов в архиве. Требования законодательства к составлению архивных справок, копий, выписок. Информационно-справочная работа с документами архива. Использование документов архива. Учет документов архива. Проверка наличия и состояния документов архива.

Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве. Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел. Создание экспертных комиссий организации и структурных подразделений. Функции экспертно-проверочной комиссии. Разработка положения об экспертной комиссии организации: задачи, функции, порядок работы. Методические подходы к определению ценности документов. Сроки хранения бумажных и электронных документов. Принципы и критерии экспертизы ценности документов. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Система перечней документов со сроками хранения. Типовые и ведомственные перечни. Перечни организации. Рекомендации ИСО и Международного Совета Архивов по организации экспертизы ценности и установлению сроков хранения бумажных и электронных документов.

Типы и виды номенклатур дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации. Общие требования к номенклатуре. Методика составления номенклатуры дел. Правила оформления номенклатуры дел. Формулирование заголовков дел. Схема расположения категорий дел. Определение сроков хранения документов. Правила применения Перечней со сроками хранения при составлении номенклатуры дел. Правила согласования, подписания, утверждения номенклатуры дел. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел. Взаимодействие с архивом организации и архивными учреждениями.

Форма номенклатуры дел: индексация подразделений и дел; заголовки дел: формулирование, выстраивание в разделах; определение сроков хранения дел; закрытие номенклатуры дел: установление количества, ежегодная итоговая запись; ежегодное переутверждение номенклатуры дел; ведение дел в соответствии с номенклатурой. Электронные документы в отделе кадров. Экспертная комиссия организации и отдела кадров. Проведение экспертизы ценности. Описи дел по личному составу. Составление годовых разделов описей. Ведение описей. Полное оформление дел. Нумерация страниц. Внутренняя опись. Лист-заверитель. Титульный лист. Переплет. Отбор на постоянное хранение документов по личному составу. Хранение кадровой документации. Правовые основы доступа к персональной информации. Конфиденциальность при работе с документами по личному составу.

Состав, виды, структура, функции научно-технической документации. Архив научно-технической документации: проблемы построения работы и комплектования. Прием, регистрация и систематизация документов. Единицы учета научно-технической документации на разных носителях информации. Создание информационно-поисковой системы. Порядок учета научно-технической документации. Формирование документов в дела временного и постоянного хранения. Составление описей. Экспертиза ценности научно-технической документации. Правила оперативного хранения научно-технической документации: сроки приема и условия хранения НТД. Обеспечение сохранности документов архива научно-технической документации. Проверка состояния НТД и порядок выдачи документов. Порядок подготовки научно-технической документации к передаче на архивное хранение на предприятие и на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

осударственная политика в сфере применения технологий электронного документооборота и организации хранения документов на современном этапе. Федеральные законы Российской Федерации и подзаконные нормативно-правовые акты, регулирующие работу с электронными документами и документами в электронной форме. Электронный документ как предмет управленческого труда и объект архивного хранения. Структура электронного документа. Форматы записи электронных документов. Метаданные электронных документов и управление ими в процессах документооборота и хранения документов. Аутентичность электронных документов. Проблемы долговременного хранения документов, подписанных усиленной электронной подписью. Системы электронного документооборота и электронные архивы: связь и различия. Особенности жизненного цикла электронных документов в сравнении с бумажными. Факторы, влияющие на продолжительность жизненного цикла электронных документов.

Актуальность создания электронных архивов. Проблемы и возможные решения, международные и национальные стандарты, методические документы. Подготовка делового обоснования создания электронного архива. Основные организационные вопросы, которые придется решать при создании электронного архива, и подходы к их решению. Комплектование электронного архива. Организация приема-передачи документов. Особенности экспертизы ценности электронных документов. Проверка при приеме целостности и аутентичности документов, форматно-логический контроль и проверка на наличие вредоносного кода. Организация учета электронных документов. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов. Конверсия, миграция и эмуляция. Особенности организации доступа к документам электронного архива.

Вопросы управления жизненным циклом электронных документов. Использование номенклатуры дел как одного из системных справочников СЭД. Реализация возможностей работы с номенклатурой дел в программных продуктах, используемых для создания СЭД. Гибридные дела и дела, ведущиеся в электронной форме. Вопросы их отображения в номенклатуре дел. Придание юридической значимости электронному документу. Понятие электронной подписи и краткий обзор законодательства в этой области. Особенности подписания электронного документа. Обмен юридически значимыми документами между подразделениями и контрагентами; электронный архив документов с ЭП.