Документационный менеджмент

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в системе управления. Нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами и порядок хранения документов. Юридическая значимость документа: подлинник документа, копия документа, выписка из документа, дубликат документа; порядок заверения копий документов. Классификация документов. Организационные документы: уставы, положения, инструкции, стандарты. Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения, решения. Информационно-справочная документация. Ведение деловой переписки. Основные требования к составлению и оформлению документов по ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Документооборот, его количественные и качественные характеристики. Порядок обработки документов. Организация приема, первичной обработки, доставки и отправки документов. Принципы и формы регистрации документов. Порядок регистрации поступающих, внутренних и отправляемых документов. Основные этапы жизненного цикла документов в процессе документооборота. Организационные и технологические методы совершенствования документооборота. Оптимизация документопотоков. Анализ документооборота в условиях внедрения и применения технологий электронного документооборота. Порядок движения документов в организации. Учет объема документооборота. Систематизация и обеспечение сохранности документов.

Роль контроля исполнения поручений и документов в повышении эффективности управления предприятием. Основы классической теории управления. Подходы к управлению. Внутренняя и внешняя эффективность работы предприятия и влияние создания системы контроля исполнения поручений и документов на эффективность работы предприятия в целом. Система контроля исполнения поручений как бизнес-процесс. Основы создания системы контроля исполнения поручений и документов. Технология контроля исполнения документов и поручений: постановка на контроль, доведение до исполнителя, предварительная проверка хода исполнения, информационное сопровождение и регулирование хода исполнения; предупредительный контроль, перенос сроков исполнения, переадресация другим исполнителям; снятие с контроля. Формирование отчетов об исполнении. Учет, обобщение и анализ исполнения.

Российское законодательство в области информатизации и электронного документооборота. Наказание за несоблюдение существующих законодательно-нормативных требований. Требования законодательства к работе с электронными документами. Использование электронных документов в деятельности организаций. Риски, которые следует учитывать при использовании электронных документов (в связи с возможными судебными спорами). Технологии защиты целостности и аутентичности электронных документов. Технологии поддержки миграции. Проблемы долговременного хранения. Форматы электронных документов. Структура электронного документа. Метаданные электронных документов и управление ими в процессах документооборота и хранения документов.

Системы электронного документооборота и электронные архивы: связь и различия. Особенности жизненного цикла электронных документов в сравнении с бумажными. Вопросы создания архива электронных документов организации. Хранение электронных документов на физически обособленных носителях и в составе информационной системы. Функциональные, системно-технические и другие требования к системам хранения электронных документов. Регламентация работы с электронными документами в локальных нормативных актах организации. Комплектование электронного архива. Технологии включения документов в информационную систему электронного архива. Учет и хранение электронных архивных документов. Доступ к электронным архивным документам в процессе их хранения и использования. Вопросы передачи электронных документов на хранение в государственные архивы. Организационные и правовые проблемы использования ЭЦП/электронной подписи.

Структура локально-нормативного акта: обязательные реквизиты, порядок их оформления, структурные единицы содержательной части, нумерация, использование ссылок. Алгоритм подготовки нормативного правового акта, его согласование, экспертиза, утверждение, опубликование, внесение изменений, отмена Внесение изменений в локальный правовой акт: замена слов, фрагментов текста, пунктов, подпунктов, статей; исключения слов, фрагментов текста, пунктов, подпунктов, статей; изложение текста в новой редакции.

Правила издания распорядительных документов. Общий алгоритм подготовки проекта распорядительного документа (на примере приказа). Издание приказа в аспекте управления документами: составление и оформление проекта, выбор формы представления (традиционная/электронная), реквизиты и метаданные для электронного шаблона, срок действия и срок хранения. Классификация приказов, типовые формуляры. Требования к тексту. Особенности согласования. Порядок подписания, оформления даты и присвоение индекса. Визуализация электронной подписи. Внесение изменений и дополнений. Поддержка версионности.

Классификация деловых писем по назначению в системе деловой коммуникации. Характеристика основных разновидностей деловых писем и особенности написания текста. Язык и стиль делового письма. Основные стилевые требования, реализуемые в деловой переписке (нейтральный тон изложения, убедительность, лаконичность, точность, ясность). Языковые особенности официально-делового стиля. Особенности употребления отдельных категорий слов в деловых письмах. Особенности построения словосочетаний и предложений в текстах деловых писем. Стилистические и логические ошибки в текстах деловых писем и приемы их устранения. Правила написания официальных наименований в текстах документов.

Архив организации. Особенности организации архива на предприятиях различных форм собственности. Основные организационные документы архива. Методика поиска документов в архиве: составление пофондовых и постеллажных указателей. Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива. Использование документов архива. Правила размещения документов в архивохранилище и условия их хранения. Оборудование архива, требования к помещениям. Оптимальные условия хранения документов. Ответственность за нарушение правил хранения документов. Информационно-справочная работа с документами архива. Использование документов архива. Учет документов архива. Проверка наличия и состояния документов архива. Учет документов архива. Проверка наличия и состояния документов архива. Использование документов архива. Правила оформления и порядок выдачи архивных справок, копий, выписок, информационных писем по различным запросам. Технология поиска архивной информации.

Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве. Создание экспертных комиссий организации и структурных подразделений. Функции экспертно-проверочной комиссии. Методические подходы к определению ценности документов. Сроки хранения бумажных и электронных документов. Принципы и критерии экспертизы ценности документов. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Типы и виды номенклатур дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации. Общие требования к номенклатуре. Методика составления номенклатуры дел. Правила оформления номенклатуры дел.